Dari Chat Masuk sampai Deal Tertutup: Workflow Penjualan WhatsApp dengan Mitrachat

Banyak bisnis kecil kehilangan deal bukan karena produknya kurang bagus, tapi karena chat dari calon customer tidak ditindaklanjuti dengan cepat. Mitrachat membantu membuat alur penjualan yang konsisten dari chat masuk pertama sampai deal selesai.

Apa yang akan kamu bangun

Workflow ini menghasilkan alur seperti ini:

1. Customer chat ke WhatsApp bisnis.
2. AI agent menyapa, mengumpulkan nama, produk yang diminati, dan budget.
3. Jika lead memenuhi kriteria, AI mengalihkan ke sales.
4. Sales closing melalui human takeover.
5. Sistem otomatis follow-up jika customer belum checkout dalam 24 jam.

Prasyarat

Sebelum membuat workflow, pastikan:

• Provider WhatsApp sudah terhubung di Mitrachat.
• Satu AI agent aktif dengan akses ke knowledge base produk.
• Knowledge base sudah berisi harga, SKU, dan deskripsi produk.
• Kamu pakai paket Growth atau lebih tinggi untuk fitur Automation Rules.

Langkah 1: Siapkan agent khusus sales

Buka menu AI Agents dan buat agent baru dengan nama "Sales Qualifier".

System prompt contoh:

Kamu adalah asisten sales kami. Tugas:
- Sapa customer dengan ramah dan tanyakan nama.
- Tanyakan produk yang diminati dan budget kasar.
- Jelaskan produk berdasarkan knowledge base.
- Jika customer serius atau bertanya soal diskon, alihkan ke human sales.
Tidak boleh membuat janji harga di luar knowledge base.

Pilih model AI Premium jika percakapan sering melibatkan negosiasi harga. Untuk kualifikasi awal sederhana, model AI General sudah cukup.

Aktifkan tab Knowledge Base dan pilih katalog produk. Aktifkan juga Always Grounding supaya agent tidak nebak-nebak jawaban.

Langkah 2: Konfigurasi lead capture

Mitrachat menyimpan kontak baru secara otomatis saat pertama kali chat masuk. Namun, data kualifikasi perlu ditangkap dari percakapan.

Caranya:

• Gunakan system prompt yang meminta nama, produk yang diminati, dan budget.
• Akses data lead di menu Contacts. Setiap contact akan menampilkan riwayat chat lengkap.
• Beri tag manual saat handover, misalnya "hot-lead", "warm-lead", atau "follow-up".

Langkah 3: Routing lead ke sales

Buka menu Automation dan buat rule baru dengan kategori Intent Routing.

• Event trigger: intent.detected
• Intent: sales_inquiry atau intent serius lainnya
• Action: route_to_agent ke agent human sales

Opsi lain: buat Handover Keyword Rule. Jika customer mengetik kata seperti "diskon", "nego", "bertemu", atau "telepon", sistem otomatis mengalihkan chat ke human agent.

Langkah 4: Human takeover dan closing

Saat rule mengalihkan chat ke human, session masuk ke tab Chat di dashboard.

• Sales membuka riwayat percakapan AI sebelumnya.
• Klik tombol untuk mengambil alih session.
• Balas seperti biasa dari dashboard; customer tetap menerima pesan di WhatsApp.

Keuntungan: sales tidak perlu menyalin data dari chat history. Semuanya sudah terekam: nama, produk yang ditanyakan, dan titik chat terakhir.

Langkah 5: Follow-up otomatis untuk lead yang belum closing

Setelah chat selesai, follow-up adalah bagian paling sering terlupakan. Gunakan Automation Rule untuk mengirim pengingat.

Contoh rule:

• Trigger: session.idle selama 24 jam
• Kondisi: contact memiliki tag "hot-lead"
• Action: kirim template pesan follow-up

Contoh template:

Halo [nama], apakah ada pertanyaan tambahan soal [produk]? Kami siap bantu menjawab.

Jangan spam. Satu follow-up 24 jam setelah chat terakhir biasanya cukup untuk mengingatkan tanpa mengganggu.

Tips menjaga kualitas alur sales

• Jangan biarkan AI membuat janji harga atau diskon. Sales harus mengambil alih bagian negosiasi.
• Tetapkan SLA untuk human handover. Misalnya, hot-lead harus ditindaklanjuti dalam 15 menit kerja.
• Gunakan tag secara konsisten. Tanpa tag, follow-up otomatis tidak tahu siapa yangprioritas.
• Review chat yang gagal closing. Lihat di mana customer berhenti membalas dan perbaiki prompt atau knowledge base.

Troubleshooting

Lead tidak routing ke sales

• Cek apakah intent detection aktif di agent.
• Pastikan rule intent routing prioritasnya lebih tinggi dari rule auto-reply.
• Pastikan agent tujuan adalah human agent, bukan AI agent.

Follow-up terkirim ke customer yang sudah closing

• Gunakan kondisi tag. Hanya kirim follow-up ke lead dengan tag tertentu.
• Setelah closing, hapus tag "hot-lead" atau ganti dengan "closed-won".

Sales tidak tahu konteks chat AI

• Pastikan human takeover dilakukan dari dashboard, bukan dari WhatsApp ponsel langsung.
• Dashboard menyimpan riwayat lengkap; WhatsApp ponsel biasanya tidak.

Langkah berikutnya

Setelah workflow penjualan berjalan, coba fitur ini:

• Appointments untuk membuat janji demo atau meeting otomatis.
• Blast Campaign untuk mengirim promo ke kontak yang sudah tertag.
• Chat Templates supaya sales balas lebih cepat dengan pesan standar.